Dokumentų valdymo sistema

Dokumentai visada po ranka

Lengvai perprantama

Greitas dokumentų įkėlimas ir paieška

Duomenų apsauga

Aptarnavimas ir Priežiūra

Prieiga iš mobilių įrenginių

Dokumentų valdymas

Sutartys, Aktai, Pasiūlymai, Sąmatos, Vidiniai dokumentai, Raštai, Sąskaitos, Techninė medžiaga, ... tai kasdieninio darbo palydovai nuo kurių didele dalimi priklauso ir darbų atlikimo sparta, ir darbo patogumas, ir kokybė bei rezultatas.

Vis dėl to, daugeliu atvejų, dokumentai saugomi kur papuola ir kaip papuola - staliniuose kompiuteriuse, failų serveriuose, elektroniniame pašte, USB laikmenose, dalijimosi svetainėse ir pan.

Dokumentų valdymo sistema - tiesiausias kelias nuo padrikai laikomų dokumentų iki verslo informacijos valdymo sistemos.

Reikia pagalbos? Skambinkite konsultantui: +370 5 207 7967

Lengvas dokumentų talpinimas

Dokumentų valdymo sistema ne tik turi būti saugi, bet ir patogi ir draugiška naudotojam. Todėl joje yra įtraukti visi įmanomi ne tik paieškos būdai, bet ir pačių dokumentų talpinimo variantai greitinantys informacijos įkėlimą:

Įkėlimas iš kompiuterio. Per dialogo langą arba tiesiog nutempiant su pelyte dokumentą į dokumentų valdymo sistemos aplanką;

Elektroniniu paštu. Įkėlimas dokumento siunčiant elektroniniu paštu kaip prisegtą failą;

Per tinklo diską. Įkėlimas dokumentų per susietą tinklo diską;

FTP protokolu. Įkėlimas standartine programėle palaikančia ang. "File Transfer Protocol" protokolą per internetą ar vietiniame kompiuteriniame tinkle;
Iš multifunkcinio aparato. Siuntimas skenuotų dokumentų į dokumentų valdymo sistemą tiesiai iš multifunkcinio aparato;

Per atvirojo kodo sąsają. Dokumentų valdymo sistema naudoja atvirąjį programinį kodą, todėl yra galimybė integruoti į esamas sistemas ir taip prisitaikyti prie savo specifinių poreikių.

Saugumas

Užtikrinti informacijos (dokumentų) saugumą - viena iš pamatinių dokumentų valdymo sistemos užduočių. Sistema veikia taip, kad galima valdyti prieigą prie informacijos pagal poreikį:

Tesės. Suteikiamos naudotojam ar naudotojų grupėms tik skaitymo ar skaitymo ir rašymo teisės;

Dokumentų versijos. Vedamas žurnalas, kuriame matyti kas ir kada redagavo dokumentą su galimybe atstatyti ankstesnę redaguoto dokumento versiją;

Dokumentų metaduomenys. Tikrinamas ir sekamas ne tik pakeisto dokumento turinys, bet ir aprašančios jį žymės (metaduomenys): autorius, redagavimo laikas, ...;

SSL apsauga. Prisijungimas prie dokumentų valdymo sistemos yra apsaugomas SSl sertifikatu;

Ribota prieiga. Pagal poreikį, galima apriboti priegą prie dokumentų tik iš autorizuotų vietų, pvz: tik iš darbovietės kompiuterinio tinklo;

Atsarginės duomenų kopijos. Reguliariai daromos atsarginės serverio kopijos.

Greita ir Patogi Paieška

Naudinga informacija, tai ta informacija, kuri yra reikiamu laiku ir reikiamoje vietoje. Todėl greita, lengva ir tiksli paieška yra būtina dokumentų valdymo sistemos dalis:

Kategorijos ir Aplankai. Dokumentų suskirstymas pagal kategorijas ir aplankus ne tik palengvina reikiamų dokumentų paiešką, bet ir yra įprastas ir suprantamas, kadangi jis yra identiškas failų rūšiavimui Jūsų kompiuteryje ;

Paieškos Kriterijai . Paiešką galima realizuoti ne tik pagal numanomą dokumento vietą, bet ir pagal autorių, datą, dydį, tipą ir pan.;

Filtrai ir Žymės. Be standartinių paieškos kriterijų galima susikurti asmeninius - Žymes ir Filtrus, kurių pagalba galima maksimaliai susiaurinti paiešką ir ją padaryti itin tikslią ir sparčią.